Vattenfall Oy:n tietosuojaseloste

Tämän tietosuojaselosteen (Tietosuojaseloste) tarkoituksena on kertoa sinulle, minkä tyyppistä tietoa keräämme Vattenfall Oy:n (Vattenfall) yhteistyökumppaneista, asiakkaista ja potentiaalisista asiakkaista sähköntuotannon, sähkönmyynnin sekä muihin energiaan liittyvien tuotteiden ja palvelujen toimittamisen yhteydessä (”Palvelu/t”), kuinka käytämme tuota tietoa sekä miten luovutamme näitä tietoja kolmansille osapuolille. Käyttämällä verkkosivustoamme tai ostaessasi Palveluita hyväksyt henkilötietojesi käsittelyn tämän Tietosuojaselosteen mukaisesti.

Lisätietoja verkkopalvelustamme ja evästekäytännöistämme löydät käyttöehdoistamme.

1. Mitä tarkoitamme henkilötiedoilla?

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679, jäljempänä ”Asetus”) mukaisesti tarkoitamme henkilötiedoilla kaikkia tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön, (jäljempänä ”rekisteröity/rekisteröidyt”), liittyviä tietoja; tunnistettavissa olevana pidetään luonnollista henkilöä, joka voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa erityisesti tunnistetietojen, kuten nimen, henkilötunnuksen, sijaintitiedon, verkkotunnistetietojen taikka yhden tai useamman hänelle tunnusomaisen fyysisen, fysiologisen, geneettisen, psyykkisen, taloudellisen, kulttuurillisen tai sosiaalisen tekijän perusteella.

2. Rekisterinpitäjä ja rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Vattenfall Oy
Y-tunnus 2680354-9
Televisiokatu 4A
00240 Helsinki
Mikko Suorsa / Business Process Specialist
dpo.nordics@vattenfall.com

3. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Vattenfallin toteuttama henkilötietojen keräys ja käsittely perustuu kaikilta osin Asetuksessa määriteltyihin laillisiin oikeusperusteisiin.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on sopimuksen täytäntöönpano silloin, kun käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä. Näin on silloin, kun:

  • rekisteröity tekee sopimuksen kanssamme tai tulee asiakkaaksemme;
  • rekisteröity lähettää meille tarjouspyynnön;
  • rekisteröity ostaa meiltä tuotteen tai Palvelun;
  • rekisteröity lähettää meille asiakasuhteeseen tai Palveluun liittyvän kysymyksen tai palautteen;
  • käsittely on välttämätöntä luoton myöntämiseen ja luoton valvontaan liittyvien tehtävien ja Palveluiden hoitamiseen ja kehittämiseen.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on Vattenfallin oikeutettu etu asiakassuhteen perusteella silloin, kun käsittely on tarpeen Vattenfallin tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi (paitsi milloin henkilötietojen suojaa edellyttävät rekisteröidyn edut tai perusoikeudet ja -vapaudet syrjäyttävät tällaiset edut, erityisesti jos rekisteröity on lapsi). Oikeutettu etu on kyseessä erityisesti silloin, kun:

  • säilytämme ostos- ja Palvelun käyttöä koskevan historian ja käytämme tätä tekemään ehdotuksia sinulle muista tuotteista, joiden uskomme kiinnostavan sinua;
  • säilytämme, arvioimme ja käytämme tietoja viimeisimmistä vierailuistasi verkkosivustollamme sekä siirtymisistäsi verkkosivustomme eri osiin analyysitarkoituksiin ja ymmärtääksemme, miten rekisteröidyt käyttävät verkkosivustoamme, jotta voimme tehdä siitä helppokäyttöisemmän ja paremman;
  • säilytämme tiedot verkkosivuillamme olevista artikkeleista ja tuotteista, joita olet klikannut ja lukenut, jotta voimme tunnistaa kiinnostuksen kohteesi ja näin kohdistaa sinulle merkityksellisiä mainoksia.

Henkilötietojen käsittely voi perustua myös suostumukseen. Ilmoitamme aina sinulle etukäteen, milloin ja miltä osin henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseen.

Vattenfall käsittelee rekisteröityjen tietoja itse sekä hyödyntää henkilötietojen käsittelyssä Vattenfallin puolesta ja lukuun toimivia IT-palveluita ja sähköistä asiakaspalvelua toimittavia alihankkijoita.

4. Mitä oikeuksia sinulla on rekisteröitynä?

Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista. Siltä osin, kuin henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä.

Rekisteröitynä sinulla on Asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on Vattenfallin ja rekisteröidyn välinen asiakassuhde. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Vattenfall voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Rekisteröitynä sinulla on myös oikeus milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä, mukaan lukien profilointia, siltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.

5. Mitä henkilötietoja keräämme ja miten?

Käsittelemme Palveluiden markkinoinnin ja toimittamisen yhteydessä seuraavia rekisteröityjen henkilötietoja:

(1) Rekisteröityjen perustiedot kuten nimi, käyttäjätunnus ja/tai muu yksilöivä tunniste, salasana, sukupuoli, äidinkieli sekä rekisteröityjen yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot;

  • Rekisteröityessäsi Palveluiden käyttäjäksi verkkosivustollamme sinua pyydetään luovuttamaan itseäsi koskevat perustiedot ja yhteystiedot sekä luomaan yksilöllinen salasana. Kerättyjä tietoja käytetään Palveluiden toimittamiseen ja kehittämiseen, asiakassuhteen hoitamiseen, asiakkaan käyttäytymisen analysointiin ja profilointiin sekä mainonnan kohdentamiseen Vattenfallin omissa ja muiden tahojen verkkopalveluissa.

(2) Palveluiden käyttöön liittyvät lokitiedot, joiden avulla rekisteröity tunnistetaan, kuten sijainti, aika ja käyttötottumukset sekä muut asiointitiedot (kuten rekisteröityjen ja Vattenfallin asiakaspalvelun väliset puhelutiedot);

  • Mainittuja tietoja käytetään asiakassuhteen hoitamiseen, henkilökunnan kouluttamiseen, asiakkuuden perusteella muodostetun käyttäjäprofiilin luomiseen ja sekä mainonnan kohdentamiseen Vattenfallin omissa ja muiden tahojen verkkopalveluissa.

(3) Ostotiedot eli ostetut tuotteet ja Palvelut, luottoluokituksen maksuhistoria ja asiakasnumero;

(4) Tekniset tiedot eli sähkönkulutus, verkkoyhtiö, käyttöpaikan numero, vika- ja katkohistoria;

(5) Palvelutiedot eli kirjeenvaihto tietyissä tapauksissa, puheluiden nauhoitteet, ostotiedot sekä mahdolliset valitukset ja reklamaatiot;

  • käytämme tietoja muun muassa vastataksemme rekisteröityjen palautteeseen koskien tuotteitamme ja Palveluitamme.

(6) Demografiset tiedot, rikastetiedot ja ennustemallit;

(7) Vierailijatiedot verkkosivustollemme sisään kirjautuneista henkilöistä eli salasanat, vuorovaikutustiedot (käyntiaika, verkkosivustomme tavoittaminen ja sieltä poistuminen);

(8) Tiedot valtuutuksen tai valtakirjan tallentamisesta tai siirtämisestä.

Rekisteröityjen perustietojen ja yhteystietojen  antaminen on edellytys sopimussuhteemme ja/tai asiakassuhteemme syntymiselle. Ilman näitä tietoja emme voi toimittaa Palveluita.

6. Mistä saamme tietoja?

Henkilötiedot kerätään rekisteröidyiltä itseltään näiden rekisteröityessä sekä käyttäessä Palveluita. Rekisteröityjen henkilötietojen kerääminen tapahtuu tavallisimmin käyttämällä seuraavia tapoja: internetsivut, telemarkkinointi, asiakaspalvelun viestintä, tekstiviestit, kirjallisia sopimuksia ja muuta materiaalia sisältävä kirjeposti, myynti ja markkinointi esimerkiksi työpaikoilla, kauppakeskuksissa, tapahtumissa ja messuilla, sähköpostiviestintä sekä kyselyt ja kilpailut. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää seuraavista lähteistä: väestötietojärjestelmästä, viranomaisilta, luottotietoyhtiöiltä, yhteystietopalvelujen tarjoajilta ja muilta vastaavilta luotettavilta tahoilta sekä maksuhäiriörekisteristä. Mikäli Palvelu tai tuote sitä edellyttää, luottotiedot voidaan tarkistaa luottotietorekisteristä.

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä Tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Tällainen tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja voidaan luovuttaa ja siirtää Vattenfallin tai sen alihankkijoiden yksiköille. Lisäksi Vattenfall voi luovuttaa rekisteröidyn tietoja yhteistyökumppaneilleen suoramarkkinointitarkoituksia varten säädösten sallimissa rajoissa, ellei rekisteröity ole kieltänyt tällaista luovuttamista. Osa Palveluiden ylläpitämisessä käytettävistä palvelimista saattaa sijaita EU:n tai ETA:n ulkopuolella. Tällaisessa tapauksessa Vattenfall huolehtii riittävästä tietosuojan tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Luottotietoja voidaan siirtää samaan konserniin kuuluville Suomessa tai ulkomailla sijaitseville yhtiöille tahi muille yhtiöille taikka EU:n tai ETA:n ulkopuolelle vain lainsäädännön sallimissa rajoissa.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika

Vattenfallin tavoitteena rekisteröityjen henkilökohtaisten tietojen keräämisessä ja muussa käsittelyssä on varmistaa tietojen mahdollisimman tehokas ja turvallinen käsittely. Lisäksi Vattenfall pyrkii jatkuvasti kehittämään verkkosivustoaan ja laajentamaan sen kautta tarjottavaa Palveluiden valikoimaa. Vattenfallin tavoitteena on tuottaa kustannustehokkaita Palveluja, jotka on suunniteltu vastaamaan rekisteröityjen tarpeita.

Vattenfallissa henkilötietojen käsittelyyn ovat oikeutettuja vain ne Vattenfallin tai sen alihankkijoiden työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin se on henkilötietojen käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Sähkön yleisten myyntiehtojen (SME 2014) mukaan olet oikeutettu vaatimaan sähkönmyynnin laskutus- ja mittausvirheen sekä mittarin luentavirheen johdosta saataviasi kolmen viimeksi kuluneen vuoden ajalta (kuluttajat jopa 10 kuluneen vuoden ajalta). Tähän perustuen säilytämme tietosi vähintään 3 tai 10 vuotta sähkösopimuksen päättymisen jälkeen, riippuen siitä oletko kuluttaja vai yritysasiakas, ellei soveltuvasta lainsäädännöstä muuta johdu. Potentiaalisten asiakkaiden tiedot säilytämme pääsääntöisesti 3 kk viimeisestä markkinointitoimenpiteestä.

Lisäksi tiedot voidaan myös säilyttää mahdollista oikeudenkäyntiä tai tutkimusta varten taikka silloin, jos olet ostanut tuotteen, josta meidän on tallennettava tiedot, jotta voimme täyttää takuuvelvoitteen.

Vattenfall arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi Vattenfall huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Tällaiset henkilötiedot Vattenfall oikaisee tai hävittää viipymättä havaittuaan ne.

9. Kehen voit olla yhteydessä?

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle. 

Kysy chatissa