Yritysmuutto - muuttavan yrityksen muistilista

Yritysmuutto on usein monivaiheinen ja stressaavakin projekti, olipa kyseessä sitten pienen toimiston tai suuren organisaation muutto. Yritysmuutto kannattaa suunnitella huolella etukäteen. Kokosimme avuksesi muistilistan, jota voi hyödyntää niin toimistomuutossa kuin muussakin yritysmuutossa.

Sähkösopimus

• Sähkösopimus kannattaa tehdä ajoissa. Voit joko siirtää nykyisen sopimuksesi uuteen toimitilaan, tai vertailla vaihtoehtoja ja hankkia kokonaan uuden sähkösopimuksen. 
• Tiesithän, että tilaamalla Vattenfallin sähkösopimuksen saat Muuttoetuna: jopa 20 % alennus Muuttohaukkojen muuttopalvelusta. Etu on voimassa 31.12.2024 asti.
• Kun valitsen sähkösopimusta ota huomioon sähkön tarve sekä vanhassa että uudessa toimitilassa. Meillä Vattenfallilla sähkösopimus voi olla voimassa sekä vanhassa että uudessa toimitilassa jopa 60 päivää yhtä aikaa. Kun teet sopimuksen viimeistään 2 päivää ennen muuttoa, voit tehdä sen itse verkossa ja vältyt verkkoyhtiön pikakytkentämaksulta. Huolehdi, että vanhassa toimitilassa sähkösopimus on voimassa tarpeeksi pitkään, ja vastaavasti uudessa tarpeeksi aikaisin.
• Onko tarve saada sähköt heti päälle? Jos sähkösopimuksen tekeminen jää viime tippaan, voit soittaa tai chattaa meille, niin saamme sähkösopimuksen voimaan heti seuraavaksi päiväksi. 

Muista myös nämä sopimukset

• Jos uusi toimipisteesi on vuokrakohde, tee vuokrasopimus. Selvitä samalla mitkä asiat kuuluvat vuokraan: sähkö, vesi, lämmitys jne.
• Varmista nettiyhteydet. Ilmoita yritysmuutosta nettiyhteyden tarjoajalle ja varmista uuteen toimitilaan tarvittavien tietoliikenneyhteyksien ja laitteiden asentaminen.
• Muista tarkistaa yrityksesi vakuutusturva.
• Päivitä postin tai muiden kuriiripalveluiden sopimukset. 
• Tiedota siivousyritystä yritysmuutosta ja päivitä siivoussopimus jos on tarve.

Tee yrityksen osoitteenmuutos ja päivitä osoitetiedot

• Tee yrityksen osoitteenmuutos Postiin niin varhain kuin mahdollista. Osoitteenmuutoksen tekeminen on maksutonta, ja sen voi tehdä kätevästi verkossa. 
• Muista ilmoittaa yrityksesi uusi osoite myös viranomaisille, kuten verottajalle sekä Patentti- ja rekisterihallitukselle, kaikille tahoille, joilta vastaanotat postia tai laskuja sekä asiakkaille ja yhteistyökumppaneille.

Tietojen päivitys

• Yrityksen omien nettisivujen päivitys osoitetietojen osalta on tärkeää, jotta asiakkaasi löytävät teidät. Päivitä Google Maps ja Google My Business ajan tasalle. Jos henkilöstöllä on käyntikortteja, päivitä tiedot. Muista myös markkinointimateriaalien yhteystietomuutokset.
• Lehtitilaukset
• Laskutus

Käytännön muuttojärjestelyt

• Vanhassa kohteessa kannattaa käyttää aikaa tarpeettomien tavaroiden siivoamiseen ja jätteen lajitteluun. Tilaa jätesäiliöt ajoissa, ja muista erityisesti tietoturva.
• Varaa muuttofirma ja tilaa muuttolaatikot hyvissä ajoin. Tiesithän, että tilaamalla Vattenfallin sähkösopimuksen saat Muuttoetuna: jopa 20 % alennus Muuttohaukkojen muuttopalvelusta. Etu on voimassa 31.12.2024 asti.
• Hoida siivous uudessa kohteessa ennen muuttoa ja vanhassa muuton jälkeen.
• Suunnittele ja tilaa uuden kohteen kalustus, ota huomioon ergonomisuus ja kierrätys.
• Varmista riittävä määrä autopaikkoja.
• Muista päivittää valomainokset, teippaukset ja opasteet.

Työskentelytavat

• Muutto tarjoaa mahdollisuuksia työskentelytapojen päivitykseen. Olisiko aika siirtyä paperittomaan toimistoon? Vaatiiko etätyökäytäntö päivitystä?
• Vastuullisuus, tutustu Vattenfallin tarjoamaan vastuullisuusoppaaseen.

Tiedota henkilöstä yritysmuutosta 

Muista tiedottaa henkilöstöä yritysmuutosta, eli milloin muutto tapahtuu, minne muutetaan sekä kuka on muuton yhteyshenkilö. Työntekijöitä voi muistuttaa, että jokainen pakkaa vähintäänkin omat tavaransa sekä nimeää omat kalusteensa ja IT-laitteensa. Henkilöstölle on myös hyvä infota tarpeelliset perusasiat ennen ensimmäistä työpäivää uudessa toimipisteessä.

Järjestä tupaantuliaiset

Kun muutto on saatu hoidettua on tärkeää muistaa järjestää myös yrityksen tupaantuliaiset. Tupaantuliaiset voivat olla pienemmät tai isommat. Tupaantuliaisissa voi tarjota esimerkiksi kuplivaa ja pientä suolaista tai makeaa.